Создание электронной таблицы непредставимо без различных вычислений. Объясняется это просто: один из важнейших этапов изучения – освоение того, как осуществляется работа с формулами в Excel. Важно понимать, что помимо расчета различных значений программа позволяет работать с массивами: находить среднее, максимальное и минимальное значение, вычислять сумму и прочее.
Особенности расчетов в Excel
Excel позволяет пользователю создавать формулы разными способами:
- ввод вручную;
- применение встроенных функций.
Отличительной чертой формулы в Экселе независимо от способа создания заключается в том, что она начинается знаком равно (=). Если ячейка содержит формулу, в самой таблице пользователь видит результат вычисления. Выражение, по которому была рассчитана ячейка, отражает строка состояния.
Двойной щелчок по интересующей ячейке позволяет выделить цветом параметры, использованные в процессе вычисления.
Ручное создание формул Excel
Ввод вручную применим, когда необходимо осуществить простые расчеты (сложение, вычитание, умножение, деление) небольшого количества данных. Чтобы ввести ее следует выполнить следующие шаги:
- щелчком левой кнопки мыши выделяем ячейку, где будет отображаться результат;
- нажимаем знак равенства на клавиатуре;
- вводим выражение;
- нажимаем Enter.
Создать формулу можно с использованием чисел и при помощи ячеек, содержащих данные. В первом случае значения вводятся с клавиатуры, во втором – нужные ячейки выделяются щелчком мыши.
Между операндами ставят соответствующий знак: +, -, *, /. Легче всего их найти на дополнительной цифровой клавиатуре.
Использование функций Майкрософт Эксель
Помимо ручного ввода формулы в Экселе задаются при помощи встроенных функций. Используемые величины называют аргументами.
Для выбора требуемой функции нужно нажать на кнопку fx в строке состояния или (если вы работаете в 2007 excel) на треугольник, расположенный около значка автосуммы, выбрав пункт меню «Другие функции».
В открывшемся окне следует выбрать необходимую категорию и непосредственно функцию.
После нажатия клавиши ОК пользователю будет предложено ввести аргументы. Для этого требуется нажать соответствующую кнопку и выделить требуемый диапазон данных, после нажатия кнопки справа от окошка происходит возврат к окну ввода аргументов. При щелчке по ОК происходит вычисление значения.
Категории функций Эксель
Функции, встроенные в Excel, сгруппированы в несколько категорий:
-
- Финансовые позволяют производить вычисления, используемые в экономических расчетах, связанных обычно с ценными бумагами, начислением процентов, амортизацией и другими показателями;
- Дата и время. Эти функции позволяют работать с временными данными, например, можно вычислить день недели для определенной даты;
- Математические позволяют произвести расчеты, имеющие отношения к различным областям математики;
- Статистические позволяют определить различные категории статистики – дисперсию, вероятность, доверительный интервал и другие;
- Для обработки ссылок и массивов;
- Для работы с базой данных;
- Текстовые используются для проведения действия над текстовой информацией;
- Логические позволяют установить условия, при которых следует выполнить то или иное действие;
- Функции проверки свойств и значений.
Правила записи функций Excel
В процессе создания функций следует четко соблюдать ряд правил использования знаков препинания. Если пренебрегать этим правилом, программа не сумеет распознать функцию и аргументы, а значит, результат вычислений окажется неверным.
Если функция стоит в самом начале, перед ее написанием обязательно должен идти знак равенства. Он помогает Excel определить необходимость проведения вычислений.
Все аргументы должны быть записаны в круглых скобках. Не допускается наличие пробелов между скобкой и функцией.
Для разделения аргументов используется знак «;». Если для вычисления используется массив данных, начало и конец его разделяются двоеточием.
Редактирование формул Microsoft Excel
Нередко работа с формулами в MS Excel требует внесения изменений в нее уже после создания. Редактируют использованные аргументы, числовые значения, математические знаки.
Для изменения выражения следует щелкнуть по ячейке, в которой она содержится. После этого можно воспользоваться следующими вариантами:
- кликнуть в строке состояния;
- нажать на клавиатуре F2;
- либо два раза щелкнуть мышью по ячейке. (как вам удобнее)
В результате любого из предложенных действий выражение в ячейке станет доступно для изменений. После их внесения для сохранения результата достаточно нажать на клавиатуре клавишу Enter.
Ошибки в формулах Excel
В случае неверного ввода аргументов результат вычислений может быть непредсказуем. В том случае, если в процессе работы с формулами в Excel возникнет ситуация, когда вычисление будет невозможно, программа сообщит об ошибке. Расшифруем наиболее часто встречающиеся:
- ### – ширины столбца недостаточно для отображения результата;
- #ЗНАЧ! – использован недопустимый аргумент;
- #ДЕЛ/0 – попытка разделить на ноль;
- #ИМЯ? – программе не удалось распознать имя, которое было применено в выражении;
- #Н/Д – значение в процессе расчета было недоступно;
- #ССЫЛКА! – неверно указана ссылка на ячейку;
- #ЧИСЛО! – неверные числовые значения.
Копирование формул Excel
В случае необходимости формулу можно внести в несколько ячеек. Для этого можно использовать несколько способов:
- при ручном вводе достаточно выделить необходимый диапазон, ввести формулу и нажать одновременно клавиши Ctrl и Enter на клавиатуре;
- для ранее созданного выражения необходимо подвести мышку в левый нижний угол ячейки и, удерживая зажатой левую клавишу, потянуть.
Абсолютные и относительные ссылки в Эксель
В процессе создания электронных таблиц пользователь неизбежно сталкивается с понятием ссылок. Они позволяют обозначить адрес ячейки, в которой находятся те или иные данные. Ссылка записывается в виде А1, где буква означает номер столбца, а цифра – номер строки.
В процессе копирования выражений происходит смещение ячейки, на которую оно ссылается. При этом возможно два типа движения:
- при вертикальном копировании в ссылке изменяется номер строки;
- при горизонтальном перенесении изменяется номер столбца.
В этом случае говорят об использовании относительных ссылок. Такой вариант полезен при создании массивных таблиц с однотипными расчетами в смежных ячейках. Пример формулы подобного типа – вычисление суммы в товарной накладной, которое в каждой строке определяется как произведение цены товара на его количество.
Однако может возникнуть ситуация, когда при копировании выражений для расчетов требуется, чтобы она всегда ссылалась на одну и ту же ячейку. Например, при переоценке товаров в прайсе может быть использован неизменный коэффициент. В этом случае возникает понятие абсолютной ссылки.
Закрепить какую-либо ячейку можно, используя знак $ перед номером столбца и строки в выражении для расчета: $F$4. Если поступить таким образом, при копировании номер ячейки останется неизменным.
Относительные ссылки
Абсолютные ссылки
Имена в формулах Эксель
При создании объемных таблиц использовать стандартные ссылки на ячейки зачастую становится неудобно. В этом случае гораздо удобнее использовать так называемые имена. То есть определенной ячейке, массиву или формуле задается конкретное имя. Такие заголовки гораздо легче запоминаются.
Еще одно преимущество использования имени в Excel проявляется при изменении структуры таблицы. В этом случае не придется вручную править все выражения. Достаточно изменить ссылки в определении имен. В результате будут скорректированы все выражения, в которых они были использованы.
Для того чтобы присвоить имя, следует выделить необходимую ячейку или область и воспользоваться соответствующим пунктом меню.
excel 2007
excel 2010
В открывшемся окне задается любое удобное пользователю название. После этого такое имя может быть использовано в любом месте, где требуется прописать ссылку на соответствующую ячейку.
Использование формул в процессе создания таблиц в программе Excel позволяет значительно упростить работу в ней и создать качественные таблицы.
Огромное количество способов их применения ведет к необходимости тщательного изучения возможностей программы. Важно также регулярно совершенствовать свои знания, стараясь изучать нововведения и подстраивая их под свою работу.
